Cómo llevar las cuentas por pagar a un mayor nivel de automatización
Cuentas por pagar (AP) es una de esas funciones comerciales que es tan esencial como aburrida de pensar. Es un elemento crítico de las operaciones comerciales y, sin embargo, no ha seguido el ritmo de los avances tecnológicos porque muchas personas no se dan cuenta de la enorme oportunidad que existe dentro del procesamiento AP para mejorar la eficiencia empresarial general, y eso no tiene nada de aburrido.
El procesamiento AP tradicional implica recibir facturas, ingresar datos manualmente en los sistemas de contabilidad, verificar y cotejar facturas con órdenes de compra y, finalmente, procesar pagos. Cada paso es susceptible a errores humanos, lo que genera problemas como pagos duplicados, descuentos perdidos, pagos retrasados y falta de identificación de facturas fraudulentas. El gran volumen de facturas también puede abrumar los recursos de personal, lo que genera cuellos de botella, repeticiones de trabajo y baja moral.
Con desafíos comerciales como estos, sorprende saber que solo el 10 % de las empresas han automatizado completamente sus procesos de cuentas a pagar.
No tiene por qué ser así
Sin las tecnologías de automatización adecuadas, las personas que trabajan en cuentas por pagar tienen que realizar tareas manuales tediosas y repetitivas a diario. Hacerlo a la antigua usanza genera tiempos de procesamiento lentos, errores en el ingreso de datos y pérdida de facturas. No tiene por qué ser así. Con el procesamiento inteligente de documentos (IDP) impulsado por servicios confiables de inteligencia artificial, las empresas de hoy están transformando su función de cuentas por pagar para redefinir la productividad y la eficiencia empresarial.
Nuestro software IDP está cambiando el juego
KODAK Info Input Solution es una plataforma IDP avanzada que aprovecha la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) para extraer, validar y entregar datos automáticamente con una precisión casi perfecta. En un sistema automatizado de cuentas por pagar, sirve como interfaz confiable, incorporando documentos de diversas fuentes, validando los datos y entregándolos a los sistemas de gestión de pagos. Cuando se combina con nuestros escáneres de documentos líderes en la industria para convertir de manera eficiente facturas en papel en datos digitales, toda la función de cuentas por pagar se convierte en una ventaja estratégica.
Procesamiento AP rápido y preciso
"La realidad es que el IDP no es un gasto empresarial; es una inversión empresarial que ofrece un rápido retorno de la inversión"
Una de las ventajas más importantes de mejorar la automatización de sus cuentas por pagar con el software IDP es el espectacular aumento de la eficiencia, velocidad y precisión operativa. El error humano es un riesgo inherente al procesamiento manual de AP. Los errores en la entrada de datos, la codificación incorrecta y la pérdida de facturas pueden generar errores costosos y riesgos comerciales. Según una investigación de Gartner, las soluciones IDP pueden aumentar la precisión de la extracción de datos en más del 95 %, reduciendo significativamente los errores causados por la entrada manual de datos.
Info Input aborda estos desafíos garantizando altos niveles de precisión en el proceso de ingesta, extracción e integración de datos. El software extrae documentos de diversas fuentes y automáticamente verifica y valida la información para permitir operaciones de pago más rápidas y confiables. Tiempos de procesamiento más rápidos conducen a una mejor gestión del flujo de efectivo, menos requisitos de recursos y personas más felices en todos los ámbitos.
Grandes ahorros para su organización
Encontrar la solución AP adecuada para su organización puede ayudarle a obtener grandes ahorros. Según una investigación del Instituto de Finanzas y Gestión, el costo de procesar una sola factura manualmente puede oscilar entre 12 y 30 dólares, dependiendo de la complejidad y el volumen de las facturas. Por el contrario, los sistemas automatizados pueden reducir este costo a tan sólo 2 dólares por factura. Estos ahorros provienen de la reducción de los costos laborales, la minimización de errores y la gestión eficiente de los procesos basados en papel. Con el tiempo, estas reducciones de costos tienen un impacto significativo en los resultados, especialmente para las empresas que manejan grandes volúmenes de facturas.
Visibilidad y control mejorados
Sin un sistema automatizado centralizado, puede resultar difícil realizar un seguimiento del estado de las facturas y los pagos. KODAK Info Input Solution se administra de forma centralizada y es accesible para tantos miembros del equipo como sea necesario, desde cualquier ubicación, directamente desde su navegador. Los equipos de cuentas por pagar pueden procesar fácilmente una gran demanda de facturas, monitorear el estado de las facturas, identificar cuellos de botella y abordar cualquier problema con prontitud. Esta transparencia no solo mejora la eficiencia operativa sino que también fortalece las relaciones con los proveedores al garantizar pagos oportunos y precisos.
Desde el primer momento, Info Input proporciona sólidos seguimientos de auditoría y capacidades de generación de informes automatizados para realizar un seguimiento de las facturas, identificar oportunidades de optimización y garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y las políticas internas. El software se integra con herramientas de generación de informes populares, como PowerBI, para obtener paneles gráficos que facilitan la obtención de información que puede mejorar la contabilidad de empleos y de ingresos de su empresa o de las de sus clientes.
Por ejemplo, puede ver cuántas facturas se procesan mensualmente, cuántas se exportan a sistemas back-end sin intervención humana y las facturas que se marcaron para revisión manual.
Operaciones escalables y flexibles
A medida que su negocio crece, también crece el volumen de facturas que deben procesarse. Los procesos manuales no pueden escalarse de manera eficiente y requieren personal y recursos adicionales. Por el contrario, las soluciones automatizadas son altamente escalables y pueden manejar mayores cargas de trabajo sin comprometer la eficiencia o la precisión. Esta flexibilidad permite que una organización se adapte a las cambiantes necesidades comerciales y condiciones del mercado.
Un enfoque ganador para la inteligencia documental
Con nuestro enfoque Open Intelligence™ para documentar la IA, tendrá la tranquilidad de saber que siempre está aprovechando los servicios de IA más potentes y confiables del mundo. Info Input Solution se integra con los hiperescaladores líderes en la industria de la inteligencia artificial, a saber, Microsoft, Google y Amazon. Esta capacidad de integración significa que usted tiene más control sobre sus opciones de IA y acceso automático a actualizaciones y avances a medida que se publican.
Comience hoy
Automatizar el procesamiento de cuentas por pagar con software IDP ya no es un lujo sino una necesidad para las empresas de hoy. Los beneficios son claros: profundos ahorros de costos, eficiencia y precisión de datos enormemente mejoradas y mejor control sobre el proceso de AP. La realidad es que el desplazamiento interno no es un gasto empresarial; es una inversión empresarial que ofrece un rápido retorno de la inversión.
Ahora es el momento perfecto para que las empresas adopten esta tecnología transformadora. Ya sea que sea una pequeña o una gran empresa, las ventajas de automatizar las cuentas por pagar son demasiado importantes como para ignorarlas. Contáctenos para comenzar su viaje de automatización y desbloquear todo el potencial de sus operaciones AP.
