Como levar as contas a pagar a um nível mais alto de automação
Contas a pagar (AP) é uma daquelas funções de negócios tão essenciais quanto enfadonhas de pensar. É um elemento crítico das operações comerciais e, ainda assim, não acompanhou os avanços tecnológicos porque muitas pessoas não percebem a enorme oportunidade que existe no processamento de AP para melhorar a eficiência geral dos negócios, e isso não tem nada de chato.
O processamento tradicional de AP envolve o recebimento de faturas, a inserção manual de dados em sistemas contábeis, a verificação e a correspondência de faturas com pedidos de compra e, por fim, o processamento de pagamentos. Cada etapa é suscetível a erros humanos, levando a problemas como pagamentos duplicados, descontos perdidos, atrasos nos pagamentos e falha na identificação de faturas fraudulentas. O grande volume de faturas também pode sobrecarregar os recursos da equipe, causando gargalos, retrabalho e baixa moral.
Com desafios empresariais como estes, é surpreendente saber que apenas 10% das empresas automatizaram totalmente os seus processos de contas a pagar.
Não precisa ser assim
Sem as tecnologias de automação certas, as pessoas que trabalham com contas a pagar têm que realizar tarefas manuais tediosas e repetitivas diariamente. Fazer isso da maneira antiga resulta em tempos de processamento lentos, erros de entrada de dados e faturas perdidas. Não precisa ser assim. Com o processamento inteligente de documentos (IDP) alimentado por serviços dconfiáveis de IA, as empresas hoje estão transformando sua função de contas a pagar para redefinir a produtividade e a eficiência dos negócios.
Nosso software IDP está mudando o jogo
KODAK Info Input Solution é uma plataforma IDP avançada que utiliza inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML) para extrair, validar e fornecer dados automaticamente com precisão quase perfeita. Num sistema automatizado de contas a pagar, serve como uma interface confiável, incorporando documentos de diversas fontes, validando os dados e entregando-os aos sistemas de gestão de pagamentos. Quando combinado com nossos scanners de documentos líderes do setor para converter com eficiência faturas em papel em dados digitais, toda a função de contas a pagar torna-se uma vantagem estratégica.
Processamento AP rápido e preciso
"A realidade é que o IDP não é uma despesa empresarial; é um investimento empresarial que oferece um rápido retorno do investimento."
Um dos benefícios mais importantes de melhorar a automação de suas contas a pagar com software IDP é o aumento dramático na eficiência operacional, velocidade e precisão. O erro humano é um risco inerente ao processamento manual de AP. Erros de entrada de dados, codificação incorreta e faturas perdidas podem levar a erros dispendiosos e riscos comerciais. De acordo com a pesquisa do Gartner, as soluções IDP podem aumentar a precisão da extração de dados em mais de 95%, reduzindo significativamente os erros causados pela entrada manual de dados.
O Info Input aborda esses desafios garantindo altos níveis de precisão no processo de ingestão, extração e integração de dados. O software extrai documentos de diversas fontes e verifica e valida automaticamente as informações para permitir transações de pagamento mais rápidas e confiáveis. Tempos de processamento mais rápidos levam a uma melhor gestão do fluxo de caixa, menos requisitos de recursos e pessoas mais felizes em todos os níveis.
Grandes economias para sua organização
Encontrar a solução de AP certa para sua organização pode ajudá-lo a obter grandes economias. De acordo com pesquisa do Instituto de Finanças e Gestão, o custo do processamento manual de uma única fatura pode variar de US$ 12 a US$ 30, dependendo da complexidade e do volume das faturas. Em contraste, os sistemas automatizados podem reduzir esse custo para apenas US$ 2 por fatura. Essas economias vêm da redução dos custos de mão de obra, da minimização de erros e do gerenciamento eficiente de processos baseados em papel. Com o tempo, estas reduções de custos têm um impacto significativo nos resultados financeiros, especialmente para empresas que lidam com grandes volumes de faturas.
Melhor visibilidade e controle
Sem um sistema automatizado centralizado, pode ser difícil acompanhar o status das faturas e dos pagamentos. KODAK Info Input Solution é gerenciada centralmente e acessível a quantos membros da equipe forem necessários, de qualquer local, diretamente do seu navegador. As equipes de contas a pagar podem processar facilmente a alta demanda por faturas, monitorar o status das faturas, identificar gargalos e resolver quaisquer problemas prontamente. Esta transparência não só melhora a eficiência operacional, mas também fortalece as relações com os fornecedores, garantindo pagamentos pontuais e precisos.
Pronto para uso, o Info Input fornece trilhas de auditoria robustas e recursos de relatórios automatizados para rastrear faturas, identificar oportunidades de otimização e garantir a conformidade com requisitos regulatórios e políticas internas. O software se integra a ferramentas de relatórios populares, como o PowerBI, para painéis gráficos que facilitam a obtenção de informações que podem melhorar a contabilização de empregos e receitas de sua empresa ou de seus clientes.
Por exemplo, você pode ver quantas faturas são processadas mensalmente, quantas são exportadas para sistemas back-end sem intervenção humana e quais faturas foram sinalizadas para revisão manual.
Operações escaláveis e flexíveis
À medida que o seu negócio cresce, também aumenta o volume de faturas que precisam ser processadas. Os processos manuais não podem ser dimensionados de forma eficiente e requerem pessoal e recursos adicionais. Por outro lado, as soluções automatizadas são altamente escaláveis e podem lidar com cargas de trabalho maiores sem comprometer a eficiência ou a precisão. Essa flexibilidade permite que uma organização se adapte às mudanças nas necessidades de negócios e nas condições do mercado.Un enfoque ganador para la inteligencia documental.
Uma abordagem vencedora à inteligência documental
Com nossa abordagem Open Intelligence™ para documentar IA, você ficará tranquilo sabendo que estará sempre aproveitando os serviços de IA mais poderosos e confiáveis do mundo. Info Input Solution integra-se com os principais hiperscaladores da indústria de IA, nomeadamente Microsoft, Google e Amazon. Esse recurso de integração significa que você tem mais controle sobre suas opções de IA e acesso automático a atualizações e visualizações à medida que são lançadas.
Comece hoje
Automatizar o processamento de contas a pagar com software IDP não é mais um luxo, mas uma necessidade para as empresas atuais. Os benefícios são claros: profunda economia de custos, maior eficiência e precisão dos dados e melhor controle sobre o processo de AP. A realidade é que o deslocamento interno não é uma despesa comercial; É um investimento empresarial que oferece um rápido retorno do investimento.
Agora é o momento perfeito para as empresas adotarem esta tecnologia transformadora. Quer você seja uma pequena ou grande empresa, os benefícios da automação de contas a pagar são importantes demais para serem ignorados. Entre em contato conosco para iniciar sua jornada de automação e desbloquear todo o potencial de suas operações de AP.
