Esta história de digitalização é um modelo para agências governamentais
O County Clerk's Office em Bexar, Texas serve como uma história inspiradora para todas as organizações que lutam com enormes acúmulos de registros em papel, especialmente escritórios do governo desafiados por um fluxo constante de documentos recebidos e mandatos de retenção de registros antigos.
O Condado de Bexar é um dos 20 maiores condados dos Estados Unidos. A capital é San Antonio, e isso inclui o Alamo, então há muita história lá e toneladas de registros em papel armazenados em vários lugares. Quando Lucy Adame-Clark assumiu seu papel como Bexar County Clerk, ela herdou um acúmulo de mais de 40 anos de registros em papel arquivados em caixas suficientes para encher um depósito. Isso incluía registros de tribunais civis e criminais, escrituras de fideicomisso, sucessões e muitos outros registros associados ao escrivão do condado, tribunais e tesoureiro.
Além disso, ele teve que inovar e modernizar rapidamente as operações de gerenciamento de documentos para vários escritórios do governo em todo o condado. Uma colaboração entre a equipe do Condado de Bexar, a Compu-Data International e a Kodak Alaris finalmente trouxe o gerenciamento de registros do Condado de Bexar para a era digital.
Em suma, esta iniciativa de digitalização melhorou significativamente o serviço prestado à comunidade, elevou o moral dos funcionários e agilizou o funcionamento do sistema judicial.
O Condado de Bexar conta com a Kodak Info Input Solution e os scannersKodak i4250 para ajudar a enfrentar seus desafios de gerenciamento de documentos. No primeiro mandato de Lucy, o cartório do condado conseguiu digitalizar e melhorar o acesso a mais da metade de seu portfólio de papel. Agora em seu segundo mandato, eles esperam processar totalmente o acúmulo restante. Além disso, seus novos fluxos de trabalho de documentos agora capturam documentos em papel à medida que chegam, sem criar novos acúmulos.
Com a orientação da Compu-Data e da Kodak Alaris, eles transferiram seus scanners de documentos para as recepções para que pudessem classificar automaticamente novos registros e enviar os dados para o sistema judicial sem demora.
Os resultados até agora têm sido um tremendo alívio para os funcionários do condado e para a comunidade que eles atendem. Sua eficiência operacional foi muito melhorada em todos os escritórios. Todos os departamentos puderam modernizar seus processos e se tornar muito mais produtivos. Os funcionários do Condado de Bexar não estão mais enterrados em papelada monótona, e outras agências governamentais e o público podem acessar informações importantes em tempo real. Os funcionários agora estão disponíveis para se concentrar no serviço comunitário e nas necessidades de seus cidadãos, em vez de mexer no papel.
Em suma, esta iniciativa de digitalização melhorou significativamente o serviço prestado à comunidade, elevou o moral dos funcionários e agilizou o funcionamento do sistema judicial.
À medida que o Condado de Bexar avança rumo ao futuro, as soluções Kodak Alaris continuarão a desempenhar um papel fundamental na otimização dos fluxos de trabalho de documentos e na melhoria dos serviços comunitários. Essa implementação bem-sucedida demonstra como as soluções da Kodak Alaris podem ajudar organizações em todo o mundo a ter sucesso em sua jornada de digitalização, oferecendo resultados rápidos e retorno duradouro do investimento.
