Klinikum Aschaffenburg-Alzenau: In der Poststelle startet die Digitalisierung
Viele Unternehmen, Behörden, aber auch Kliniken stehen vor der Herausforderung, ihren Posteingang zu digitalisieren. Wer kennt sie nicht, die typischen Poststellen mit Wandfächern, in denen die Post einsortiert wird. Mit zunehmend digitalen Prozessen und auch neuen flexiblen Arbeitsweisen mit Homeoffice-Möglichkeiten ist das nicht mehr zeitgemäß. Aus diesen Gründen hat auch das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau die Digitalisierung seiner Poststelle in Angriff genommen. Kompetente Unterstützung erhielt es dabei von Pitney Bowes, die mit Beratung, Planung, Installation und Konfiguration der Prozesse bis hin zur Einweisung zur Seite standen.
Das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau erhält täglich etwa 300 Briefe, die durchschnittlich aus drei bis fünf Blatt bestehen. Diese wurden, sofern der Adressat eindeutig erkennbar war, manuell in Stapel sortiert, die anschließend in die entsprechenden Fächer in der Posteingangsstelle verteilt wurden. Etwa 100 Sendungen pro Tag mussten händisch geöffnet werden, um sie einem Adressaten zuzuordnen. Dort wurden sie dann von Mitarbeitenden abgeholt und in die jeweiligen Abteilungen gebracht. Dieser Prozess ist sehr zeitaufwendig und aufgrund der mangelnden Digitalisierung der Eingangspost war diese nur vor Ort und nicht im Homeoffice verfügbar, was die Bearbeitungszeit verzögerte. Zwar sind vereinzelte Dokumente bereits dezentral gescannt worden, ein übergeordneter und automatisierter Workflow für die Weitergabe an Folgesysteme fehlte jedoch bisher.
Um die Bearbeitungszeit sowie die Verfügbarkeit der Daten zu verbessern, wurde eine Lösung gesucht, mit der die Eingangspost digitalisiert und anschließend über automatisierte Workflows verteilt werden kann. Eine Grundvoraussetzung war zudem die Möglichkeit einer Schnittstelle zum bestehenden digitalen Archivsystem Pegasos Nexus-Marabu. Pitney Bowes mit seiner langjährigen Erfahrung in der Digitalisierung von Poststellen empfahl den Scanner S3060f und die Erfassungslösung Capture Pro von Kodak Alaris für dieses Projekt.
Effiziente Prozesse dank präziser Daten
Mit der Kombination aus KODAK S3060f und KODAK Capture Pro können die Mitarbeitenden des Klinikums Aschaffenburg-Alzenau nun auch von zu Hause aus auf ihre Post zugreifen und diese noch am selben Tag bearbeiten. Der Scanner überzeugte durch seine hervorragende Stapelverarbeitung, unabhängig von Papiergewicht oder -format, und zieht auch kleine Belege oder Karten problemlos ein. Dank Ultraschalltechnologie werden Fehl- oder Doppeleinzüge sofort erkannt und der Einzug gestoppt, bevor es zu Papierstaus oder beschädigten Belegen kommt. Darüber hinaus sorgt die integrierte Perfect Page-Bildverarbeitungstechnologie auch bei schwierigen Vorlagen stets für beste Bildqualität. Selbst zerknitterte oder blasse Originale werden einwandfrei wiedergegeben. Insgesamt 30 hochmoderne automatisierte Funktionen sorgen für perfekte und stets gerade Bilder, ohne dabei auf Geschwindigkeit zu verzichten. Die hervorragende Bildqualität gewährleistet eine hohe Genauigkeit bei der optischen Zeichenerkennung (OCR), die für das Wiederauffinden von Dokumenten immens wichtig ist. Für optimalen Datenschutz werden die Bilddateien nur auf einem temporären Speicher im Scanner abgelegt und spätestens beim Ausschalten gelöscht.
Mehr als nur eine Scanlösung
KODAK Capture Pro ist eine hochentwickelte Erfassungslösung, die Prozesse zuverlässig automatisiert. Dazu lassen sich Scanjobs vordefinieren, so dass wiederkehrende Routineaufgaben, auch mit mehrstufigen Anforderungen wie Dateiformat, Auflösung und Zielordner, einfach per Mausklick erledigt werden können. Darüber hinaus bietet es die Möglichkeit, die digitalisierten Formulare zu klassifizieren, zu extrahieren und zu validieren sowie weiterzuleiten und in nachgelagerte Systeme zu integrieren. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren zum einen die verfügbaren Schnittstellen der Scanlösung, die eine einfache Anbindung an bestehende Systeme, wie das digitale Archivsystem Pegasos Nexus-Marabu, und damit automatisierte Workflows ermöglichen. Darüber hinaus war auch die Fähigkeit, Metadaten auslesen zu können, entscheidend für die Wahl.
Die Vorteile im Überblick
Die Digitalisierung des Posteingangs bringt bedeutende Vorteile mit sich, allen voran, dass zeitkritische Dokumente wie bspw. Laborberichte sofort zur Verfügung stehen, bis hin zur Zeitersparnis für die Sachbearbeitenden. Ein weiterer Pluspunkt ist die schnelle Auffindbarkeit von Dateien. Darüber hinaus können die Mitarbeitenden den Posteingang nun auch im Homeoffice tagesaktuell bearbeiten, da er jederzeit digital verfügbar ist. Zudem bietet der KODAK S3060f eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, unter anderem werden die gescannten Daten sicher mit SLS-Verschlüsselung übertragen und auf dem Gerät lediglich auf einem temporären Speicher gesichert, der sich spätestens beim Ausschalten des Scanners vollständig löscht. KODAK Capture Pro ist flexibel skalierbar und kann somit mit steigenden Volumina wachsen, was es zu einer zukunftssicheren Lösung macht.
Herr Michael Aulbach (Leiter Patientenadministration), Klinikum Aschaffenburg: „Pitney Bowes hat uns nicht nur bestens beraten, sondern auch bei der Umsetzung dieses Projekts kompetent unterstützt. Wir sind sehr zufrieden mit dem empfohlenen KODAK Scanner, da er nicht nur einfach zu bedienen ist, sondern außerordentlich zuverlässig im Papierhandling und beste Bildqualität liefert. Besonders im kaufmännisch-technischen Bereich konnten wir deutliche Produktivitätssteigerung mit der digitalen Poststelle erzielen.“
